Verwerkersovereenkomst

1. Partijen en toepassingsgebied van de overeenkomst

De salon die in zijn professionele account is geïdentificeerd, is verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die hij aan Bookelya toevertrouwt. Zijn vertegenwoordiger verklaart bevoegd te zijn om hem te verbinden. De verwerker is KURT Brûsk, natuurlijke persoon handelend onder de handelsnaam NOWAVE, ondernemingsnummer 0803.438.231, btw BE 0803.438.231, gevestigd te Rue T. Marcotty 5A, 4101 Seraing, België. Contact: contact@bookelya.com. Telefoon: +1 646 208 2714.

Deze overeenkomst en haar bijlagen vullen de algemene voorwaarden voor professionals aan overeenkomstig artikel 28 AVG. Zij gelden voor de verrichtingen ten behoeve van de salon tijdens de dienstverlening en tot de teruggave of verwijdering van de gegevens. Dit is een eigen overeenkomst, geen officiële standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

De reeds aanvaarde overeenkomst voor online betalingen blijft specifiek gelden voor die module, in de aanvaarde versie. Zij omvat geen marketingcampagnes of gezondheidsgegevens in behandelingsformulieren; die vallen onder deze algemene overeenkomst. Voor betalingsverrichtingen heeft de specifieke overeenkomst voorrang. Voor andere verwerkingen van de salon heeft deze overeenkomst voorrang op strijdige commerciële bepalingen.

2. Gedocumenteerde instructies en eigen doeleinden

De gebruikte functies, instellingen van de salon en schriftelijke verzoeken vormen gedocumenteerde instructies. Bookelya verwerkt de gegevens uitsluitend volgens die instructies, ook voor internationale doorgiften, tenzij de wet anders verplicht. In dat geval informeert het de salon vóór de verwerking, tenzij de wet dit verbiedt. Het meldt onmiddellijk wanneer een instructie volgens hem in strijd is met het gegevensbeschermingsrecht.

Bookelya verkoopt het klantenbestand van de salon niet en gebruikt het niet om een artificieel-intelligentiemodel te trainen. De eigen verwerkingen voor accountbeheer, facturatie van zijn diensten, algemene beveiliging, de openbare bedrijvengids en moderatie vallen onder zijn afzonderlijke verantwoordelijkheid, zoals beschreven in het privacybeleid. Bewaring na het einde van de overeenkomst laat geen vrij hergebruik toe.

3. Verplichtingen van de salon en gezondheidsgegevens

De salon bepaalt de doeleinden, rechtsgronden, bevoegde personen en noodzakelijke bewaartermijnen. Hij informeert klanten, verantwoordt de rechtmatige herkomst van imports, respecteert bezwaren en beantwoordt verzoeken tot uitoefening van rechten. Hij beperkt notities, vragen en bijlagen tot wat noodzakelijk is voor de behandelingen en controleert de regels voor minderjarigen.

Gepersonaliseerde formulieren mogen noodzakelijke informatie over allergieën of contra-indicaties verzamelen. De salon moet beschikken over een rechtsgrond volgens artikel 6 en een geldige uitzondering volgens artikel 9 AVG. Wanneer uitdrukkelijke toestemming vereist is, verkrijgt hij die afzonderlijk, vrij, specifiek, geïnformeerd en aantoonbaar, en maakt hij intrekking mogelijk. Aanvaarding van de algemene voorwaarden of een boeking geldt niet als die toestemming.

Weigering of intrekking van toestemming voor verwerking van gezondheidsgegevens mag een behandeling waarvoor die informatie niet nodig is, niet verhinderen. Intrekking doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van eerdere verwerking. Als de salon een andere uitzondering volgens artikel 9 inroept, moet hij die kunnen verantwoorden en de klant informeren.

De salon beperkt de toegang tot personen die deze nodig hebben, houdt gezondheidsgegevens buiten campagnes, meldingen en openbare inhoud, en stelt een beperkte bewaartermijn vast. De huidige formulieren bevatten geen afzonderlijk mechanisme voor uitdrukkelijke toestemming voor de verwerking van gezondheidsgegevens. De salon moet dit bewijs vóór de betrokken verzameling organiseren en bewaren; anders mag hij deze vragen niet stellen.

4. Vertrouwelijkheid en beveiliging

Bookelya verplicht personen die gegevens mogen verwerken tot vertrouwelijkheid en beperkt hun toegang tot wat hun taken vereisen. De salon beschermt de accounts van zijn team, verwijdert overbodige bevoegdheden en deelt geen private downloadlinks. De bestaande technische maatregelen staan in bijlage III.

Bookelya past risicogebonden maatregelen toe overeenkomstig artikel 32 AVG en ontwikkelt die zonder de contractuele bescherming te verminderen. Deze overeenkomst stelt geen beveiligingscertificering of certificering voor hosting van gezondheidsgegevens, versleuteling van alle opgeslagen bestanden of ononderbroken beschikbaarheid in het vooruitzicht.

5. Bijstand en inbreuken in verband met persoonsgegevens

Rekening houdend met de aard van de verwerking en de beschikbare informatie helpt Bookelya de salon bij verzoeken tot uitoefening van rechten, beveiliging, vereiste effectbeoordelingen en voorafgaande raadplegingen, en naleving van de artikelen 32 tot en met 36 AVG. Het stuurt verzoeken over de verwerkingen van de salon door en beslist niet in diens plaats, behalve op instructie of krachtens de wet. Verzoeken worden gericht aan contact@bookelya.com.

Bookelya meldt de salon elke inbreuk met betrekking tot voor hem verwerkte gegevens zonder onredelijke vertraging nadat het daarvan kennis heeft genomen. Het verstrekt geleidelijk de aard van het incident, de categorieën en geschatte aantallen betrokken personen en gegevensbestanden, waarschijnlijke gevolgen, genomen of voorgestelde maatregelen en een contactpunt. Het wacht niet op een volledig dossier; de termijn van 72 uur voor de melding door de verantwoordelijke aan de autoriteit is geen wachttermijn voor Bookelya.

6. Subverwerkers en doorgiften

Het salon verleent algemene toestemming voor de subverwerkers in bijlage IV, uitsluitend voor de beschreven functies. Bookelya legt hun gelijkwaardige verplichtingen inzake gegevensbescherming op en blijft tegenover het salon verantwoordelijk voor de nakoming daarvan.

Vóór toevoeging of vervanging informeert Bookelya de salon schriftelijk over de identiteit, rol, verwerkingslanden en geplande waarborgen. De salon krijgt ten minste vijftien dagen vóór de nieuwe verwerking om een gemotiveerd bezwaar inzake gegevensbescherming te maken. De partijen zoeken een oplossing; bij gebrek daaraan eindigt de betrokken verwerking of dienst zonder de betwiste leverancier op te leggen.

Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte vereist een geldige waarborg volgens hoofdstuk V AVG: een adequaatheidsbesluit waarvan het toepassingsgebied is gecontroleerd, of passende doorgiftebepalingen met de noodzakelijke beoordeling en aanvullende maatregelen. Europese hosting ontslaat niet van controle van de gegevensstromen van andere leveranciers. De documenten en waarborgen voor het Bookelya-account zijn op verzoek beschikbaar; een veronderstelde certificering volstaat niet.

7. Controle en audits

Bookelya verstrekt de informatie die nodig is om naleving van deze overeenkomst aan te tonen en staat audits, met inbegrip van inspecties, door de salon of diens aangestelde auditor toe. De partijen regelen omvang, vertrouwelijkheid en toegang om andere salons en de continuïteit van de dienst te beschermen, zonder het auditrecht uit te hollen. Een incident of verzoek van een autoriteit kan een dringende of aanvullende controle rechtvaardigen. Kosten voor specifieke werkzaamheden vereisen voorafgaand akkoord en mogen wettelijke verplichtingen niet belemmeren.

8. Einde van de dienst, teruggave en verwijdering

Bij het einde van de dienst kiest het salon voor teruggave of verwijdering van de gegevens die voor zijn rekening worden verwerkt. Het exporteert zijn gegevens vóór de verwijdering van het account en stuurt aanvullende instructies naar contact@bookelya.com. Bookelya verwijdert de gegevens en actieve kopieën op instructie binnen dertig dagen, behalve bij een wettelijke bewaarplicht; de rechtsgrond, gegevens en termijn worden aan het salon uitgelegd. Back-ups volgen de cyclus in bijlage II en blijven afgezonderd van het gewone gebruik. De verplichtingen inzake gegevensbescherming blijven gelden zolang gegevens worden bewaard.

De huidige exportfunctie is beperkt tot het klantenbestand in CSV of XLSX, met beschikbare contactgegevens, notities op de klantenfiche, bezoekstatistieken en toestemmingsgegevens. De gedetailleerde agenda, afzonderlijke notities met bijlagen, formulierantwoorden en foto’s, campagnes, website en beoordelingen zijn niet inbegrepen. Het salon kan via contact@bookelya.com verzoeken om volledige teruggave van de gegevens die voor zijn rekening worden verwerkt. Bookelya levert deze kosteloos binnen dertig dagen na het verzoek, in CSV- of JSON-formaat, samen met de bijbehorende bestanden en bijlagen. Na verwijdering wordt geen automatische toegang tot het account geboden.

De betaalmodule biedt afzonderlijk financiële CSV-exports en bewijsstukken voor geschillen, onderworpen aan de bijbehorende bevoegdheden en specifieke documenten. Zij vormen geen export van het volledige klantendossier of de salonactiviteit.

Opzegging van een abonnement verwijdert het account niet. Accountverwijdering verwijdert het lid uit zijn salons; een salon wordt alleen verwijderd als er geen lid meer overblijft. Beschermde financiële verrichtingen of geschillen kunnen verwijdering verhinderen zolang zij niet zijn afgesloten. Technische bewaartermijnen en beperkingen van back-ups staan in bijlage II.

Bijlage I — Onderwerp, aard en doeleinden

De verrichtingen omvatten verzameling, import, vastlegging, ordening, raadpleging, bijwerking, hosting, noodzakelijke verstrekking, export en verwijdering voor de door de salon gekozen functies: agenda en boekingen; klantenfiches, notities en bijlagen; gepersonaliseerde formulieren; herinneringen en e-mail-/sms-campagnes; imports; de website van de salon; beheer van beoordelingen en antwoorden namens hem; beschikbare exports. Publicatie van de bedrijvengids en moderatie door Bookelya zijn eigen verwerkingen.

Momenteel verwerkt geen enkel hulpmiddel voor artificiële intelligentie gegevens. Deze overeenkomst staat niet toe dat een model met gegevens van het salon wordt getraind.

Bijlage II — Betrokkenen, gegevens en bewaartermijnen

Betrokkenen: klanten, prospects en geïmporteerde contacten, auteurs van beoordelingen, leden en personeel van de salon, en contactpersonen voor ondersteuning. Gegevens: identiteit, contactgegevens, voorkeuren en toestemmingsbewijzen, afspraken en behandelingen, historiek en statistieken, notities, bestanden en foto’s, formulierantwoorden die gezondheidsinformatie kunnen bevatten, campagne-inhoud, aflever- en afmeldinformatie, website-inhoud en beoordelingen, en noodzakelijke identificatoren en technische registraties. Alleen de voor de gebruikte functie noodzakelijke categorieën worden verwerkt.

Antwoorden op formulieren van salons, met inbegrip van gezondheidsgegevens en bijbehorende foto’s, worden vierentwintig maanden na de laatste afspraak van de klant in het salon verwijderd. Beoordelingen worden gepubliceerd en drie jaar na publicatie bewaard, waarna ze worden verwijderd. Klantenaccounts zonder aanmelding of reservering worden na drie jaar inactiviteit verwijderd, na een waarschuwing per e-mail dertig dagen vooraf. Professionele accounts worden niet automatisch wegens inactiviteit verwijderd: hiervoor gelden de beëindiging en de instructies van het salon bij vertrek. Andere bedrijfsgegevens blijven aan de dienst gekoppeld tot verwijdering op instructie van het salon of de daadwerkelijke verwijdering van het salon, behoudens noodzakelijke wettelijke bewaring. Het salon laat overbodige gegevens verwijderen zonder deze termijnen af te wachten.

Niet-gekoppelde formulierfoto’s vervallen normaal na 24 uur. De dagelijkse opruiming verwijdert ze na een extra marge van één uur; verweesde bestanden zonder vervaldatum komen na 24 uur voor verwijdering in aanmerking. Een nog openstaande betaalafhandeling verhindert deze opruiming. De termijnen hangen af van de daadwerkelijke uitvoering van geplande taken.

Back-ups volgen normaal een cyclus van dertig dagen: alle kopieën worden zeven dagen bewaard, gevolgd door dagelijkse kopieën gedurende drieëntwintig dagen. De laatste herstelbare kopie kan langer blijven bestaan als nieuwe back-ups mislukken. Verwijdering uit de databank verwijdert oude kopieën niet onmiddellijk. Verwijderingsinstructies blijven bij herstel van een back-up gelden; verwijderde gegevens mogen niet opnieuw in het gewone gebruik worden opgenomen.

Bijlage III — Bestaande technische maatregelen

Bedrijfsgegevens zijn gekoppeld aan een vestiging, met filtering per salon en controle van bevoegdheden op de server. Wachtwoorden worden gehasht; sessies en tokens kunnen bij accountverwijdering worden ingetrokken. Dienstgeheimen worden via de serverconfiguratie verstrekt. Authenticatiebescherming en aanvraaglimieten vervangen het bevoegdhedenbeheer door de salon niet.

Nieuwe bijlagen bij notities en formulierfoto’s worden op een private schijf opgeslagen. Downloads verlopen via een kort geldige ondertekende URL, standaard vijftien minuten; wie de link bezit, kan die tijdens de geldigheid gebruiken. Formulierfoto’s worden gevalideerd, in omvang beperkt en opnieuw gecodeerd als WebP om metadata van het oorspronkelijke bestand te verwijderen. Oudere bijlagen kunnen nog openbare opslag gebruiken tot hun migratie is voltooid.

Een databankback-up is dagelijks gepland en een bestandsback-up wekelijks, met dagelijkse opruiming en controle op fouten. Deze taken en private opslag beperken risico’s, maar vormen geen garantie van getest herstel of bewijs van volledige versleuteling. De salon bewaart de exports die nodig zijn voor zijn bedrijfscontinuïteit.

Bijlage IV — Leveranciers en waarborgen voor doorgifte

Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Duitsland: hosting van de applicatie, databank en back-ups in Duitsland. De verwerkersovereenkomst van de leverancier, opgenomen in zijn dienstvoorwaarden, is van toepassing. De hoofddienst wordt binnen de EER geleverd, zonder doorgifte buiten de EER voor die dienst.

Resend / Plus Five Five, Inc., Verenigde Staten: transactionele e-mails en e-mailcampagnes van het salon, met adres van de ontvanger, inhoud en afleveringsmetagegevens. Verwerking kan in de Verenigde Staten en bij zijn subverwerkers plaatsvinden. De verwerkersovereenkomst van de leverancier, opgenomen in zijn dienstvoorwaarden, is van toepassing. Doorgiften buiten de Europese Economische Ruimte worden geregeld door het EU–VS-kader voor gegevensbescherming wanneer de leverancier daarvoor gecertificeerd is en, bij gebreke daarvan, door de standaardcontractbepalingen die de Europese Commissie heeft vastgesteld (Besluit 2021/914).

Twilio Ireland Limited, Ierland: herinneringsberichten en geactiveerde sms-campagnes, met telefoonnummer van de ontvanger, inhoud en routeringsmetagegevens. Zijn entiteiten, operatoren en leveranciers kunnen gegevens buiten de EER verwerken, onder meer in de Verenigde Staten. De verwerkersovereenkomst van de leverancier, opgenomen in zijn dienstvoorwaarden, is van toepassing. Doorgiften buiten de Europese Economische Ruimte worden geregeld door het EU–VS-kader voor gegevensbescherming wanneer de leverancier daarvoor gecertificeerd is en, bij gebreke daarvan, door de standaardcontractbepalingen die de Europese Commissie heeft vastgesteld (Besluit 2021/914).

OneSignal, Inc., Verenigde Staten: pushmeldingen over afspraken en activiteiten van het salon, met apparaat- of gebruikersidentificatoren, inhoud en noodzakelijke technische gegevens. Verwerking kan in de Verenigde Staten en bij zijn subverwerkers plaatsvinden. De verwerkersovereenkomst van de leverancier, opgenomen in zijn dienstvoorwaarden, is van toepassing. Doorgiften buiten de Europese Economische Ruimte worden geregeld door het EU–VS-kader voor gegevensbescherming wanneer de leverancier daarvoor gecertificeerd is en, bij gebreke daarvan, door de standaardcontractbepalingen die de Europese Commissie heeft vastgesteld (Besluit 2021/914).

OVH, Frankrijk: beheer van eigen domeinnamen voor de website van het salon wanneer die optie wordt gebruikt, met contactgegevens die nodig zijn voor registratie. De verwerkersovereenkomst van de leverancier, opgenomen in zijn dienstvoorwaarden, is van toepassing. De hoofddienst wordt binnen de EER geleverd, zonder doorgifte buiten de EER voor die dienst. Domeinregisters kunnen noodzakelijke gegevens ontvangen naargelang de gekozen extensie; hun eigen verplichtingen vallen volgens deze overeenkomst niet onder de instructies van het salon.

Crisp, Frankrijk: chatondersteuning indien geactiveerd, met identiteit van de gesprekspartner, berichten en sessiegegevens. De verwerkersovereenkomst van de leverancier, opgenomen in zijn dienstvoorwaarden, is van toepassing. De hoofddienst wordt binnen de EER geleverd, zonder doorgifte buiten de EER voor die dienst. Wanneer de ondersteuning gegevens ontvangt die voor het salon worden verwerkt, valt die tussenkomst onder deze verwerkersovereenkomst; het salon verstuurt geen gezondheidsgegevens via dit kanaal.

Slack: technische waarschuwingen indien het kanaal is geactiveerd, met beperkte informatie die nodig is voor de opvolging van een incident. Verwerking kan in de Verenigde Staten plaatsvinden. Gezondheidsgegevens en klantenbestanden mogen niet in waarschuwingen worden gekopieerd. De verwerkersovereenkomst van de leverancier, opgenomen in zijn dienstvoorwaarden, is van toepassing. Doorgiften buiten de Europese Economische Ruimte worden geregeld door het EU–VS-kader voor gegevensbescherming wanneer de leverancier daarvoor gecertificeerd is en, bij gebreke daarvan, door de standaardcontractbepalingen die de Europese Commissie heeft vastgesteld (Besluit 2021/914).

Google Tag Manager / Google Analytics / Google Ads en Microsoft Clarity, indien geactiveerd, dienen voor publieksmeting of reclame volgens de toepasselijke toestemming. Adobe Fonts / Typekit laadt de lettertypen van de website en geeft het IP-adres door aan Adobe in de Verenigde Staten. Deze hulpmiddelen dienen niet om het klantenbestand of de gezondheidsformulieren van het salon te verwerken. Hun afzonderlijke doeleinden en toestemmingskeuzes worden beschreven in het privacy- en cookiebeleid. De verwerkersovereenkomst van de leverancier, opgenomen in zijn dienstvoorwaarden, is van toepassing. Doorgiften buiten de Europese Economische Ruimte worden geregeld door het EU–VS-kader voor gegevensbescherming wanneer de leverancier daarvoor gecertificeerd is en, bij gebreke daarvan, door de standaardcontractbepalingen die de Europese Commissie heeft vastgesteld (Besluit 2021/914).

Stripe voor abonnementen en betalingen, RevenueCat voor de opvolging van mobiele aankopen, Apple en Google voor hun winkels en aanmeldingen, Facebook voor aanmelding en Apple MapKit voor kaarten hebben de rollen en doeleinden die in het privacybeleid worden uitgelegd. Zij zijn niet allemaal subverwerkers van het klantenbestand van het salon. Deze bijlage staat niet toe dat gezondheidsformulieren aan hen worden doorgegeven. Verwerking kan buiten de EER plaatsvinden, onder meer in de Verenigde Staten. De verwerkersovereenkomst van de leverancier, opgenomen in zijn dienstvoorwaarden, is van toepassing. Doorgiften buiten de Europese Economische Ruimte worden geregeld door het EU–VS-kader voor gegevensbescherming wanneer de leverancier daarvoor gecertificeerd is en, bij gebreke daarvan, door de standaardcontractbepalingen die de Europese Commissie heeft vastgesteld (Besluit 2021/914).