Paiements en ligne et retenues : votre agenda, vos règles avec Bookelya

Une coloration de deux heures, un soin du visage, une pose complète… Derrière chaque rendez-vous, il y a du temps réservé, du matériel préparé et parfois une autre cliente à qui vous avez dû proposer une date plus lointaine. Quand le créneau est annulé au dernier moment, toute votre organisation en ressent les effets.

Avec les paiements en ligne de Bookelya, vous pouvez demander un acompte ou un paiement complet à la réservation, puis définir des conditions de retenue adaptées à votre salon. Votre cliente sait à quoi elle s’engage. Vous retrouvez les montants payés et les sommes à rembourser dans votre outil de gestion.

Un acompte à la réservation, un accueil plus simple au salon

Demander une avance permet de concrétiser l’engagement de la cliente dès la réservation. C’est aussi une façon de préparer l’encaissement avant le rendez-vous : une partie du prix est déjà réglée, et le solde reste clairement identifié.

Bookelya vous laisse choisir le fonctionnement qui convient à votre activité :

• Un montant fixe, par exemple 20 € à la réservation.
• Un pourcentage du prix, pour adapter l’avance au montant de la prestation.
• Le paiement complet, pour régler la prestation avant de venir.
• Le règlement au salon, lorsque vous préférez ne pas demander de paiement en ligne.

Vous pouvez adapter ces règles par prestation. Une coupe d’entretien et une longue prestation technique n’ont pas forcément besoin du même fonctionnement. Vous pouvez également dispenser une cliente du paiement en ligne depuis sa fiche.

Des conditions de retenue claires avant le paiement

Une annulation plusieurs jours à l’avance vous laisse du temps pour proposer le créneau à une autre personne. Un désistement juste avant le rendez-vous ou une absence ne vous laisse pas la même marge. Vos conditions peuvent refléter cette différence.

Dans Bookelya, vous définissez un délai d’annulation gratuite, puis des paliers de retenue en cas d’annulation tardive. Vous pouvez prévoir jusqu’à cinq paliers, ainsi qu’un taux distinct en cas d’absence. Les conditions sont présentées à la cliente avant le paiement et leur version est conservée avec la réservation.

La retenue porte sur une somme déjà payée en ligne. Bookelya ne débite pas un montant supplémentaire à la cliente après son rendez-vous. Pour un acompte, le pourcentage s’applique à cet acompte. Pour un paiement complet, il s’applique au plafond de retenue que vous avez défini : sans plafond, aucune retenue n’est appliquée au prépaiement intégral.

Un exemple concret avec un acompte de 20 €

Imaginons un salon qui choisit une annulation gratuite jusqu’à 24 heures avant le rendez-vous, une retenue de 50 % de l’acompte en cas d’annulation moins de 24 heures avant, et de 100 % en cas d’absence :

• La cliente annule 48 heures avant : les 20 € payés en ligne sont à rembourser intégralement.
• Elle annule 6 heures avant : la retenue est de 10 € ; les 10 € restants sont à rembourser.
• Elle ne vient pas et le salon déclare l’absence : la retenue est de 20 €, dans cet exemple.

Ces chiffres ne sont pas des conditions imposées par Bookelya. À vous de choisir une politique adaptée, de l’expliquer clairement et de vérifier qu’elle respecte les règles applicables à votre activité. Les droits légaux de la cliente, notamment le droit de rétractation lorsqu’il s’applique, prévalent sur vos paramètres de retenue.

Vous gardez la liberté de faire un geste

Une cliente malade, un imprévu exceptionnel, une situation que vous connaissez : vous pouvez décider de renoncer à tout ou partie d’une retenue, en indiquant un motif. Le montant libéré devient alors une somme à rembourser.

Le cadre reste clair, tout en vous laissant la souplesse nécessaire à la relation client. Vous n’avez pas à changer les conditions de toutes vos prestations pour traiter un cas particulier.

Encaissements et remboursements : un suivi au même endroit

Le paiement accompagne le rendez-vous dans Bookelya. Vous retrouvez ce qui a été versé et ce qu’il reste à encaisser, sans devoir recouper plusieurs conversations pour reconstituer la situation.

Lorsqu’une somme doit être rendue, Bookelya calcule le montant dû et indique l’échéance. Une personne autorisée du salon déclenche le remboursement, puis en suit l’avancement. Un remboursement à effectuer et un remboursement terminé restent ainsi deux situations distinctes.

Si vous annulez vous-même le rendez-vous, le paiement en ligne est à rembourser intégralement. Il en va de même si vous refusez une demande de réservation, ou si la cliente annule une demande encore en attente de votre confirmation. Pour les réservations soumises aux conditions actuelles, lorsqu’aucune retenue n’est activée ou applicable, le montant payé en ligne concerné par l’annulation ou l’absence est intégralement à rembourser.

Comment activer les paiements en ligne dans Bookelya ?

1. Vérifiez votre formule et l’accès au module dans votre espace Bookelya.
2. Complétez votre identité professionnelle et acceptez les documents du module de paiement.
3. Ouvrez ou connectez votre compte Stripe, puis finalisez les vérifications demandées.
4. Définissez vos règles de paiement et d’annulation, avec les adaptations nécessaires à vos prestations.

Les retenues configurables sont disponibles pour les établissements en Belgique et en France, sous réserve des conditions d’accès au module et des documents requis. Stripe traite les paiements sur le compte connecté du professionnel. Bookelya ne prélève pas de commission transactionnelle sur les paiements de prestations dans cette version ; le prix de votre formule et les frais Stripe applicables restent à votre charge.

Moins d’incertitude, plus de clarté pour votre salon

Aucun outil ne garantit la disparition de tous les rendez-vous manqués. Un paiement à la réservation, des conditions annoncées à l’avance et les rappels Bookelya vous donnent toutefois un cadre plus clair pour organiser votre agenda et échanger avec vos clientes.

Commencez par les prestations pour lesquelles un créneau immobilisé pèse le plus dans votre journée. Choisissez une avance adaptée, expliquez vos délais et gardez la possibilité de faire un geste lorsque la situation le justifie.

Prête à mettre en place ce fonctionnement dans votre salon ? Consultez les formules et les modules Bookelya, ou créez votre espace professionnel pour découvrir la plateforme.

Pour retrouver le cadre du module, consultez les conditions professionnelles et les documents relatifs aux paiements en ligne.